Урок 39

Тема: Створення інформаційної бази на комп’ютері

1. Поняття інформаційної бази

Інформаційна база (ІБ) — це впорядкована сукупність даних, необхідних для функціонування інформаційної системи підприємства.
Вона містить інформацію про об’єкти обліку, господарські операції, документи, довідники та інші дані, що використовуються у процесі обліку та управління.

2. Структура інформаційної бази

Інформаційна база складається з таких основних компонентів:

• Довідники – зберігають постійну інформацію (наприклад, довідник контрагентів, номенклатура товарів, план рахунків).

• Документи – фіксують господарські операції (накладні, акти, рахунки, платіжні доручення).

• Регістри – призначені для накопичення, обробки й узагальнення даних (облік товарів, облік розрахунків тощо).

• Звіти – забезпечують користувача узагальненою інформацією (баланс, відомості, аналізи).

3. Етапи створення інформаційної бази

1. Підготовчий етап

   • Аналіз облікової політики підприємства;

   • Визначення складу необхідних даних;

   • Вибір програмного продукту (наприклад, BAS Бухгалтерія, 1С:Підприємство, Excel, Access).

2. Створення бази даних

   • Визначення структури таблиць і полів;

   • Створення зв’язків між таблицями (наприклад, між покупцями та замовленнями);

   • Встановлення типів даних і ключових полів.

3. Заповнення бази

   • Внесення довідкової інформації;

   • Введення початкових залишків;

   • Занесення первинних документів.

4. Налагодження роботи

   • Перевірка коректності введених даних;

   • Налаштування прав доступу користувачів;

   • Резервне копіювання бази.

4. Вимоги до інформаційної бази

• Повнота — база повинна містити всі необхідні дані для обліку;

• Достовірність — інформація має бути точною і перевіреною;

• Оперативність — дані повинні оновлюватися вчасно;

• Безпека — обмеження доступу до даних сторонніх осіб;

• Масштабованість — можливість розширення бази без втрати ефективності.

5. Приклади реалізації інформаційної бази

• У програмі Microsoft Access – створення таблиць, форм, запитів і звітів;

• У BAS/1С – автоматичне створення бази при першому запуску, заповнення довідників, документів і звітів;

• У Excel – побудова таблиць для ведення обліку матеріалів, заробітної плати чи фінансових результатів.

6. Резервне копіювання та обслуговування ІБ

• Регулярне створення копій бази даних для запобігання втраті інформації;

• Оптимізація таблиць і очищення від застарілих даних;

• Захист від вірусів і несанкціонованого доступу.