Урок 25

Тема: Автоматизація обліку основних засобів

1. Вступ. Роль та мета автоматизації обліку ОЗ

Облік основних засобів (ОЗ) — одна з найбільш трудомістких ділянок бухгалтерського обліку, що характеризується великою кількістю об'єктів, довготривалістю їх використання та різноманітністю господарських операцій протягом їх життєвого циклу.

Мета автоматизації обліку ОЗ:

• Зниження трудомісткості: мінімізація ручних розрахунків (особливо амортизації) та підготовки первинних документів.

• Підвищення точності: усунення арифметичних помилок та помилок, пов'язаних з людським фактором.

• Забезпечення оперативності: швидкий доступ до повної та актуальної інформації про будь-який об'єкт ОЗ.

• Посилення контролю: прозорий облік руху, стану та місцезнаходження ОЗ, контроль за їх збереженням.

• Формування аналітичної звітності: можливість швидко генерувати звіти для прийняття управлінських рішень.

2. Основні етапи обліку ОЗ та їх автоматизація в інформаційних системах

Сучасні бухгалтерські програми (наприклад, BAS Бухгалтерія, SAP, Oracle) автоматизують повний життєвий цикл основних засобів.

2.1. Надходження та введення в експлуатацію

• Ручний процес: Бухгалтер вручну створює Акт приймання-передачі, заводить інвентарну картку, робить записи в книгах обліку.

• Автоматизований процес:

  1. На підставі документа "Надходження товарів і послуг" (рахунок-фактура, видаткова накладна від постачальника) створюється документ "Введення в експлуатацію ОЗ".

  2. У цьому документі заповнюються ключові дані:

     • Назва об'єкта ОЗ.

     • Інвентарний номер (присвоюється системою автоматично).

     • Первісна вартість.

     • Термін корисного використання.

     • Метод нарахування амортизації (прямолінійний, зменшення залишкової вартості тощо).

     • Рахунки обліку та амортизації.

     • Матеріально-відповідальна особа (МВО) та місцезнаходження.

  3. Після проведення документа система автоматично:

     • Формує друковану форму "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" (типова форма ОЗ-1).

     • Створює електронну "Інвентарну картку обліку основних засобів" (типова форма ОЗ-6).

     • Формує бухгалтерські проводки (напр., Дт 10 "Основні засоби" — Кт 15 "Капітальні інвестиції").

2.2. Нарахування амортизації

• Ручний процес: Щомісячний розрахунок зносу по кожному об'єкту вручну або в таблицях Excel, що є джерелом помилок.

• Автоматизований процес:

  1. Система містить спеціальний регламентний документ, наприклад, "Закриття місяця", який включає операцію "Нарахування амортизації ОЗ".

  2. Програма автоматично для кожного об'єкта, що перебуває в експлуатації:

     • Розраховує суму амортизації за місяць відповідно до обраного методу.

     • Враховує зміни вартості (модернізація) чи терміну використання.

     • Формує бухгалтерські проводки (напр., Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 131 "Знос основних засобів").

     • Генерує "Відомість нарахування амортизації", де детально показано розрахунок по кожному об'єкту.

2.3. Модернізація, ремонт, переоцінка

• Ручний процес: Потребує ручного коригування первісної вартості в інвентарній картці та перерахунку майбутньої амортизації.

• Автоматизований процес:

  1. Для відображення таких операцій використовуються спеціалізовані документи: "Модернізація та ремонт ОЗ", "Переоцінка ОЗ".

  2. У документі вказується об'єкт, сума витрат на модернізацію або сума дооцінки/уцінки.

  3. Після проведення документа система автоматично:

     • Збільшує первісну вартість об'єкта (у випадку модернізації).

     • Коригує суму накопиченого зносу.

     • Перераховує подальшу щомісячну суму амортизації, виходячи з нової вартості та залишку терміну експлуатації.

2.4. Переміщення та інвентаризація

• Ручний процес: Оформлення паперових актів, внесення змін у журнали та інвентарні картки.

• Автоматизований процес:

  • Переміщення: Створюється документ "Переміщення ОЗ", де вказується об'єкт, стара і нова МВО або місцезнаходження. Система автоматично оновлює дані в інвентарній картці та формує друковану форму Акта ОЗ-1.

  • Інвентаризація:

    1. Система дозволяє створити документ "Інвентаризація ОЗ", який автоматично заповнюється переліком ОЗ за вказаною МВО та місцезнаходженням.

    2. Формується друкована форма "Інвентаризаційний опис основних засобів" (форма № інв-1).

    3. За результатами інвентаризації (виявлення нестач чи надлишків) на підставі цього документа створюються документи "Списання ОЗ" або "Оприбуткування ОЗ".

    4. Сучасні системи підтримують технології штрихкодування та RFID-міток для прискорення процесу інвентаризації.

2.5. Вибуття (списання, продаж)

• Ручний процес: Розрахунок залишкової вартості, фінансового результату, ручне оформлення акта на списання.

• Автоматизований процес:

  1. Створюється документ "Списання ОЗ" або "Передача (продаж) ОЗ".

  2. У документі вказується об'єкт та причина вибуття.

  3. Система автоматично:

     • Розраховує накопичену амортизацію на дату списання.

     • Визначає залишкову вартість об'єкта.

     • Формує всі необхідні бухгалтерські проводки для списання первісної вартості, зносу та віднесення залишкової вартості на витрати.

     • Генерує друковану форму "Акт на списання основних засобів" (типова форма ОЗ-3).

3. Переваги та ключові функції автоматизованих систем обліку ОЗ

1. Централізована база даних: Вся інформація про ОЗ (вартість, знос, МВО, дата введення, історія ремонтів) зберігається в єдиному місці.

2. Автоматизація розрахунків: Повністю автоматизований розрахунок амортизації для податкового та бухгалтерського обліку.

3. Генерація стандартних форм: Автоматичне створення всіх необхідних первинних документів (ОЗ-1, ОЗ-3, ОЗ-6 тощо).

4. Аналітична звітність: Можливість швидко формувати різноманітні звіти:

   • Відомість амортизації ОЗ.

   • Аналіз стану ОЗ.

   • Інвентарна книга ОЗ.

   • Звіти по МВО та підрозділах.

5. Інтеграція: Зв'язок модуля обліку ОЗ з іншими модулями системи (бухгалтерія, закупівлі, склад), що забезпечує цілісність даних.