Урок 27

Тема: Автоматизація обліку праці та заробітної плати

1. Сутність та необхідність автоматизації обліку праці та зарплати

Ділянка обліку праці та заробітної плати є однією з найбільш трудомістких та відповідальних в бухгалтерії. Це зумовлено:

• Великими обсягами даних: облік кожного працівника, табелі, накази, лікарняні.

• Складністю розрахунків: різні системи оплати праці (оклад, погодинна, відрядна), розрахунок відпускних, лікарняних, премій, індексації.

• Високою відповідальністю: помилки призводять до фінансових втрат, штрафів та конфліктів з персоналом.

• Постійними змінами в законодавстві: зміни ставок податків (ПДФО, військовий збір), розміру мінімальної зарплати, єдиного соціального внеску (ЄСВ), порядку розрахунку середнього заробітку.

Автоматизація обліку праці та заробітної плати – це процес перенесення рутинних операцій з обліку персоналу, нарахування та виплати заробітної плати з ручного виконання на спеціалізоване програмне забезпечення (ПЗ).

Необхідність автоматизації диктується потребою у підвищенні точності, оперативності, зниженні трудомісткості та забезпеченні відповідності обліку вимогам чинного законодавства.

2. Основні завдання, що вирішуються за допомогою автоматизації

Автоматизовані системи дозволяють комплексно вирішувати такі завдання:

• Кадровий облік:

  • Ведення особових карток працівників (П-2).

  • Формування наказів (прийом на роботу, звільнення, переведення, відпустка).

  • Ведення штатного розпису.

  • Облік персональних даних відповідно до GDPR та Закону України "Про захист персональних даних".

• Облік робочого часу:

  • Автоматичне формування табелів обліку робочого часу.

  • Облік відпрацьованих годин, нічних, святкових, надурочних.

  • Реєстрація відхилень (відпустки, лікарняні, відрядження).

  • Інтеграція з системами контролю доступу (СКД) для автоматичного табелювання.

• Розрахунок нарахувань:

  • Розрахунок основної зарплати (оклади, тарифи).

  • Розрахунок надбавок, доплат, премій.

  • Розрахунок відпускних, лікарняних, компенсацій.

  • Нарахування за договорами цивільно-правового характеру (ЦПХ).

• Розрахунок утримань та відрахувань:

  • Автоматичний розрахунок податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), військового збору (ВЗ).

  • Розрахунок утримань за виконавчими листами (аліменти).

  • Розрахунок профспілкових внесків.

  • Нарахування ЄСВ на фонд оплати праці.

• Формування документів та звітності:

  • Створення розрахункових листків для кожного працівника.

  • Формування платіжних відомостей для виплати зарплати (в касу або на карткові рахунки).

  • Автоматичне створення та заповнення регламентованої звітності (Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків, Звіт з ЄСВ, статистика праці тощо).

3. Функціональні модулі та архітектура систем автоматизації

Сучасні інформаційні системи для обліку зарплати мають модульну архітектуру. Основні модулі:

1. Модуль "Кадри" (HR): Центральне сховище всієї інформації про співробітників. Є основою для всіх інших модулів.

2. Модуль "Облік робочого часу" (Time & Attendance): Відповідає за збір та обробку даних про відпрацьований час.

3. Модуль "Розрахунок зарплати" (Payroll): "Ядро" системи, що виконує всі обчислювальні операції на основі даних з модулів "Кадри" та "Облік робочого часу".

4. Модуль "Звітність" (Reporting): Формує обов'язкову державну звітність та внутрішні аналітичні звіти (аналіз фонду оплати праці, структура витрат тощо).

5. Модуль самообслуговування працівників (ESS - Employee Self-Service): Веб-портал або мобільний додаток, де співробітники можуть самостійно переглянути свої розрахункові листки, залишок відпустки, замовити довідку.

Архітектура може бути:

• Локальна (On-Premise): ПЗ встановлюється на серверах компанії.

• Хмарна (SaaS - Software as a Service): ПЗ надається як послуга через інтернет. Користувач платить абонплату.

4. Огляд популярного програмного забезпечення в Україні

1. Продукти лінійки "BAS" ("BAS Бухгалтерія", "BAS КОРП"):

   • Найпопулярніше рішення на ринку України, спадкоємець "1С:Підприємство".

   • Переваги: Комплексність (облік + кадри + зарплата), гнучкість налаштувань, широка мережа підтримки, регулярні оновлення під зміни законодавства.

   • Недоліки: Потребує кваліфікованих спеціалістів для налаштування та підтримки.

2. "M.E.Doc" (модуль "Зарплата"):

   • В першу чергу, це програма для подання звітності, але має вбудований функціонал для розрахунку зарплати.

   • Переваги: Зручний для малих підприємств, тісна інтеграція з поданням звітності.

   • Недоліки: Обмежений функціонал для складних розрахунків та кадрового діловодства.

3. Хмарні сервіси (SMARTFIN.UA, Bookkeeper та ін.):

   • Переваги: Доступність з будь-якого пристрою, не потребує встановлення, нижча початкова вартість, автоматичні оновлення. Ідеально для ФОП та малого бізнесу.

   • Недоліки: Обмежені можливості кастомізації, залежність від інтернет-з'єднання.

4. Міжнародні ERP-системи (SAP, Oracle NetSuite):

   • Використовуються великими міжнародними компаніями.

   • Переваги: Потужний функціонал, інтеграція всіх бізнес-процесів компанії.

   • Недоліки: Висока вартість, складність впровадження та необхідність локалізації (адаптації) під українське законодавство.