Урок 28

Тема: Автоматизація операційного циклу: від готової продукції до грошових коштів

1. Сутність інтегрованого підходу. Цикл "Продукція – Реалізація – Гроші"

Традиційно облік готової продукції та облік грошових коштів розглядалися як окремі ділянки. Проте сучасні інформаційні системи розглядають їх як єдиний наскрізний бізнес-процес, який називають операційним циклом або циклом "Замовлення-Гроші" (Order-to-Cash).

Інтегрований підхід передбачає, що дані, введені на одному етапі, автоматично використовуються на всіх наступних, створюючи безперервний ланцюг документів та бухгалтерських записів.

Проблеми ручного (неінтегрованого) обліку:

• Розрив даних: Інформація про відвантаження товару зі складу може потрапляти до бухгалтера із затримкою, що ускладнює контроль заборгованості.

• Повторне введення: Реквізити з видаткової накладної доводиться вручну переносити в банківську систему для контролю оплати.

• Низька швидкість реакції: Неможливо оперативно побачити повну картину: скільки товару відвантажено, хто за нього ще не заплатив, і який очікується грошовий потік.

2. Етап 1: Автоматизація обліку готової продукції на складі

Це початкова точка циклу. Продукція, виготовлена цехом, має бути коректно оприбуткована.

• Ключовий документ: "Звіт виробництва за зміну" або "Накладна на передачу готової продукції на склад".

• Процес в системі:

  1. На підставі виробничого завдання система автоматично формує документ оприбуткування.

  2. Продукція зараховується на склад (рахунок 26 "Готова продукція") за плановою або фактичною собівартістю.

  3. Система веде кількісно-сумовий облік в розрізі номенклатури, партій, серійних номерів, місць зберігання.

• Результат автоматизації: Актуальна інформація про залишки продукції на складі, доступна в реальному часі для відділу продажів.

3. Етап 2: Автоматизація процесу реалізації та документообігу

На цьому етапі товар перетворюється на дебіторську заборгованість.

• Ключові документи: "Замовлення покупця", "Рахунок-фактура", "Видаткова накладна", "Податкова накладна".

• Процес в системі (принцип "введення на підставі"):

  1. Менеджер створює "Замовлення покупця", резервуючи товар на складі.

  2. На основі замовлення в один клік створюється "Рахунок-фактура" для оплати.

  3. Після підтвердження відвантаження система генерує "Видаткову накладну". В цей момент:

     • Продукція автоматично списується зі складу (за методом FIFO або середньої собівартості).

     • Формуються проводки: Дт 901 - Кт 26 (списання собівартості) та Дт 361 - Кт 701 (визнання доходу та виникнення боргу покупця).

  4. На основі видаткової накладної автоматично створюється та реєструється "Податкова накладна".

• Результат автоматизації: Швидке оформлення продажу без помилок, автоматичне формування боргу клієнта та податкових зобов'язань.

4. Етап 3: Автоматизація обліку фінансових розрахунків з покупцями

Це завершальний етап, де дебіторська заборгованість перетворюється на реальні гроші.

• Ключові документи: "Надходження на поточний рахунок", "Прибутковий касовий ордер".

• Процес в системі:

  • Безготівковий розрахунок (інтеграція з "Клієнт-Банк"):

    1. Бухгалтер імпортує банківську виписку в облікову систему.

    2. Система автоматично розпізнає платника (за ЄДРПОУ) та суму.

    3. Автоматично створюється документ "Надходження на поточний рахунок", який погашає заборгованість по конкретній видатковій накладній.

    4. Формується проводка: Дт 311 - Кт 361.

  • Готівковий розрахунок:

    1. На підставі видаткової накладної створюється "Прибутковий касовий ордер".

    2. Формується проводка: Дт 301 - Кт 361.

    3. Дані автоматично потрапляють до касової книги.

• Результат автоматизації: Миттєве відображення оплат, автоматичне закриття розрахунків з клієнтами, мінімізація ручної роботи з банківськими виписками.