Урок 26

Тема: "Автоматизація обліку матеріальних цінностей (ТМЦ)"

1. Вступ. Сутність та завдання автоматизації обліку ТМЦ

Товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) або запаси — це оборотні активи підприємства у формі сировини, матеріалів, готової продукції, товарів тощо. Облік ТМЦ є одним з найдинамічніших і найоб'ємніших, оскільки охоплює велику кількість номенклатури та постійний рух.

Проблеми ручного обліку ТМЦ:

• Висока трудомісткість: необхідність обробки великої кількості первинних документів (накладні, вимоги, акти).

• Помилки: ризик арифметичних помилок при розрахунку вартості, помилок при оприбуткуванні та списанні.

• Низька оперативність: неможливість отримати актуальну інформацію про залишки на складах у режимі реального часу.

• Складність контролю: важко відстежити рух кожної партії, контролювати неліквідні запаси та запобігати крадіжкам.

Основні завдання автоматизації обліку ТМЦ:

1. Забезпечити оперативний та точний кількісно-сумовий облік руху ТМЦ на всіх етапах.

2. Автоматизувати розрахунок собівартості запасів, що вибувають, згідно з обліковою політикою.

3. Посилити контроль за збереженням ТМЦ та використанням їх за призначенням.

4. Оптимізувати складські запаси, уникаючи дефіциту та надлишкових залишків.

5. Спростити та прискорити процес інвентаризації.

2. Автоматизація основних етапів обліку ТМЦ

Сучасні облікові системи (напр., BAS Бухгалтерія, SAP) забезпечують автоматизацію всього циклу руху запасів.

2.1. Надходження ТМЦ (Придбання)

• Процес в системі:

  1. На основі рахунку або видаткової накладної постачальника створюється документ "Надходження товарів і послуг".

  2. У документі заповнюється номенклатура, кількість, ціна, склад оприбуткування.

  3. Після проведення документа система автоматично:

     • Збільшує кількісні та сумові залишки ТМЦ на вказаному складі.

     • Формує бухгалтерські проводки (напр., Дт 201, 281 – Кт 631).

     • Формує друковану форму "Прибутковий ордер" (типова форма № М-4).

     • Реєструє податкову накладну від постачальника для формування податкового кредиту.

2.2. Внутрішнє переміщення

• Процес в системі:

  1. Для передачі ТМЦ між складами, підрозділами або матеріально-відповідальними особами (МВО) створюється документ "Переміщення товарів".

  2. Вказується склад-відправник та склад-одержувач, номенклатура та кількість.

  3. Система автоматично:

     • Списує ТМЦ з одного місця зберігання та оприбутковує на інше.

     • Формує проводки в межах одного рахунку, але з різною аналітикою (напр., Дт 201 (Склад 2) – Кт 201 (Склад 1)).

     • Створює друковану форму "Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів" (типова форма № М-11).

2.3. Вибуття ТМЦ (списання у виробництво, продаж)

Це ключова ділянка, де автоматизація дає максимальний ефект.

• Процес в системі:

  1. Списання у виробництво: створюється документ "Вимога-накладна" або "Звіт виробництва за зміну".

  2. Продаж: створюється документ "Реалізація товарів і послуг".

  3. Під час проведення цих документів система автоматично розраховує собівартість ТМЦ, що списуються, за одним із методів, закріплених в обліковій політиці:

     • FIFO (перше надходження — перший відпуск): система автоматично відстежує партії надходження і списує їх у хронологічному порядку.

     • За середньозваженою собівартістю: система розраховує середню вартість одиниці ТМЦ на момент списання.

     • За ціною продажу (для роздрібної торгівлі).

  4. Система формує відповідні проводки (напр., Дт 23, 91 – Кт 201 для виробництва; Дт 902 – Кт 281 для продажу).

2.4. Інвентаризація

• Процес в системі:

  1. Створюється документ "Інвентаризація товарів на складі".

  2. Система автоматично заповнює графу "Облікова кількість" на основі даних про залишки.

  3. Комісія вносить в графу "Фактична кількість" реальні дані (часто з використанням терміналів збору даних).

  4. Система автоматично розраховує відхилення (надлишки чи нестачі).

  5. На підставі інвентаризації можна автоматично створити документи:

     • "Оприбуткування товарів" — для відображення виявлених надлишків.

     • "Списання товарів" — для відображення нестач.

3. Ключові технології та методи автоматизації обліку ТМЦ

1. Партійний облік: Система веде облік ТМЦ в розрізі партій (кожного надходження). Це дозволяє реалізувати метод FIFO, контролювати терміни придатності, відстежувати собівартість конкретної партії.

2. Штрихкодування та RFID-мітки:

   • Кожній номенклатурній одиниці присвоюється унікальний штрихкод або RFID-мітка.

   • Використання сканерів та терміналів збору даних (ТЗД) при прийманні, відвантаженні та інвентаризації в рази прискорює роботу та мінімізує помилки.

3. Адресне зберігання на складі (WMS - Warehouse Management System):

   • Більш просунута технологія, де кожне місце зберігання (комірка, полиця, стелаж) має свою унікальну адресу.

   • Система WMS, інтегрована з обліковою системою, оптимізує розміщення товару, побудову маршрутів для комірників, що значно підвищує ефективність роботи складу.

4. Аналітична звітність та контроль в автоматизованих системах

Автоматизація дозволяє миттєво формувати ключові звіти для аналізу та контролю:

• Оборотно-сальдова відомість по рахунку (20, 28 тощо): показує початкові залишки, обороти (надходження/вибуття) та кінцеві залишки в розрізі номенклатури, складів, партій.

• "Залишки товарів на складах": оперативна інформація про кількість ТМЦ в розрізі складів.

• "Аналіз руху ТМЦ": детальна інформація про всі операції з конкретною номенклатурною позицією за період.

• "Аналіз продажів": дозволяє виявити найбільш та найменш ходові товари, аналізувати рентабельність.