Урок 37

Тема: Табельний облік за допомогою інформаційної бази на комп’ютері

1. Поняття табельного обліку

Табельний облік — це система реєстрації відомостей про облік робочого часу працівників, їхню присутність або відсутність на роботі, а також підстави для нарахування заробітної плати.

Мета табельного обліку — контроль дисципліни праці, розрахунок заробітної плати та аналіз використання робочого часу.

2. Основні завдання табельного обліку

1. Фіксація явок, неявок, запізнень, відпусток, лікарняних.

2. Визначення фактично відпрацьованого часу.

3. Надання інформації для розрахунку заробітної плати.

4. Забезпечення достовірних даних для статистичної та кадрової звітності.

5. Контроль трудової дисципліни працівників.

3. Документ табельного обліку

Основним документом є Табель обліку використання робочого часу (форма № П-5), у якому фіксуються:

• дні роботи, вихідні, відпустки, лікарняні;

• кількість відпрацьованих годин;

• коди причин неявок.

4. Табельний облік у комп’ютерних інформаційних системах

В сучасних умовах табельний облік ведеться в електронному вигляді за допомогою спеціалізованих програм, наприклад:

• BAS Зарплата і управління персоналом;

• 1С:Підприємство;

• M.E.Doc;

• Excel або Google Sheets (для невеликих підприємств).

5. Створення табеля в інформаційній базі

1. Відкрити інформаційну систему обліку кадрів і зарплати.

2. Обрати меню «Табель обліку робочого часу».

3. Створити новий документ за поточний місяць.

4. Програма автоматично заповнює список працівників (з довідника “Працівники”).

5. Внести дані про:

   • відпрацьовані години;

   • відпустки;

   • лікарняні;

   • вихідні та святкові дні.

6. Провести документ і зберегти його в базі.

Після цього дані табеля використовуються автоматично для:

• розрахунку заробітної плати;

• формування звітів у бухгалтерії та відділі кадрів.

6. Переваги ведення табельного обліку за допомогою комп’ютера

• Автоматизація заповнення табелів і підрахунків годин;

• Зменшення помилок при обліку робочого часу;

• Зв’язок з іншими підсистемами (зарплата, кадри, бухгалтерія);

• Швидке формування звітів для керівництва;

• Архівування та збереження даних у базі;

• Можливість експорту до Excel або державних форм звітності.

7. Формування звітів

За допомогою інформаційної бази можна сформувати:

• Табель обліку робочого часу (форма № П-5);

• Звіт про відпрацьований час працівників;

• Звітність до податкових органів та фондів;

• Аналітичні звіти про запізнення, відпустки, прогули тощо.

8. Приклад роботи в BAS або 1С

• Відкрити розділ «Кадри → Табель обліку робочого часу»;

• Створити документ із датою початку місяця;

• Вибрати організацію та підрозділ;

• Натиснути «Заповнити» — система підтягне дані працівників;

• Внести коригування (відпустки, лікарняні);

• Провести документ → натиснути «Сформувати звіт».