Урок 22

Тема: Автоматизація обліку господарських операцій підприємства

1. Визначення та мета автоматизації обліку

• Автоматизація обліку — це процес використання спеціалізованого програмного забезпечення (ПЗ) та інформаційних технологій для збору, обробки, зберігання та представлення даних про господарські операції підприємства з мінімальною участю людини.

• Головна мета — підвищити ефективність, точність та швидкість ведення обліку, а також забезпечити керівництво актуальною інформацією для прийняття управлінських рішень.

2. Основні завдання, які вирішує автоматизація:

• Зниження трудомісткості: Автоматичне виконання рутинних операцій (напр., розрахунок зарплати, амортизації).

• Мінімізація помилок: Зменшення впливу "людського фактора" при введенні та обробці даних.

• Прискорення обробки інформації: Миттєве відображення операцій в обліковій системі.

• Забезпечення оперативного контролю: Можливість відстежувати стан розрахунків, залишки на складах, рух коштів у режимі реального часу.

• Спрощення формування звітності: Автоматичне створення бухгалтерської, податкової та управлінської звітності на основі введених даних.

• Інтеграція даних: Об'єднання фінансової інформації з даними інших відділів (продажів, складу, виробництва).

3. Напрямки (ділянки) автоматизації обліку:

1. Облік грошових коштів:

   • Інтеграція з системами "Клієнт-Банк" для автоматичного завантаження банківських виписок.

   • Формування касових ордерів, авансових звітів.

2. Облік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ):

   • Оприбуткування товарів, списання, переміщення між складами.

   • Автоматичний розрахунок собівартості (за методами FIFO, середньозваженої тощо).

   • Проведення інвентаризації та формування звітності.

3. Облік розрахунків з контрагентами:

   • Ведення бази постачальників та покупців.

   • Автоматичне формування рахунків, актів виконаних робіт, видаткових накладних.

   • Контроль дебіторської та кредиторської заборгованості.

4. Облік основних засобів та нематеріальних активів (ОЗ та НМА):

   • Автоматичний розрахунок амортизації.

   • Облік операцій з надходження, переміщення та вибуття активів.

5. Облік заробітної плати та кадрів:

   • Розрахунок зарплати, відпускних, лікарняних.

   • Автоматичне нарахування податків та внесків (ПДФО, ЄСВ, військовий збір).

   • Формування розрахункових відомостей та звітності до контролюючих органів.

6. Податковий облік та звітність:

   • Автоматичне формування податкових накладних та їх реєстрація.

   • Створення декларацій з ПДВ, податку на прибуток та інших обов'язкових звітів.

4. Інструменти та програмне забезпечення для автоматизації:

• Спеціалізовані бухгалтерські програми: Найпоширеніший варіант для малого та середнього бізнесу (напр., BAS Бухгалтерія, M.E.Doc).

• ERP-системи (Enterprise Resource Planning): Комплексні системи для великих підприємств, що об'єднують усі бізнес-процеси (напр., SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, BAS ERP).

• Хмарні сервіси (SaaS): Програми, доступні через інтернет за підпискою. Переваги: доступність з будь-якого місця, не потребують потужного обладнання (напр., QuickBooks, Xero).

• Системи електронного документообігу (ЕДО): Сервіси для обміну юридично значущими електронними документами (напр., "Вчасно", "Paperless").

• Технології OCR (Optical Character Recognition): Системи для розпізнавання даних з відсканованих документів (рахунків, актів) та автоматичного внесення їх в облікову систему.

5. Етапи впровадження автоматизації:

1. Аналіз потреб: Визначення ділянок, які потребують автоматизації в першу чергу.

2. Вибір програмного продукту: Підбір системи, що відповідає масштабам та специфіці бізнесу.

3. Впровадження та налаштування: Встановлення ПЗ, перенесення початкових даних, налаштування облікової політики.

4. Навчання персоналу: Ознайомлення співробітників з функціоналом нової системи.

5. Тестова експлуатація та запуск: Перевірка роботи системи, виправлення помилок та повноцінний запуск.

6. Підтримка та оновлення: Постійне супроводження системи та оновлення відповідно до змін у законодавстві.